Un propriétaire qui refacture la vidange de la chaudière collective, le ravalement de façade ou les honoraires du syndic directement au locataire : c’est illégal, et pourtant ce genre de ligne apparaît encore régulièrement sur des décomptes de charges. La liste de ce qui peut être facturé à un locataire est fixée par décret depuis 1987, elle est limitative, et elle ne laisse aucune place à l’interprétation. Voici cette liste poste par poste, ce qui en est exclu, comment fonctionne la régularisation annuelle, et ce qu’il faut faire si une charge non récupérable apparaît sur votre décompte.
Qu’est-ce qu’une charge récupérable, et qui décide de la liste ?
Une charge récupérable est une dépense payée par le propriétaire mais que la loi l’autorise à refacturer au locataire, selon une liste fixée par le décret n° 87-713 du 26 août 1987. Cette liste est limitative : une dépense qui n’y figure pas reste à la charge exclusive du bailleur, quelle que soit la clause du bail.
Ce décret a été pris en application de l’article 18 de la loi n° 86-1290 du 23 décembre 1986, puis consolidé par l’article 23 de la loi n° 89-462 du 6 juillet 1989, qui régit aujourd’hui l’ensemble des rapports locatifs. Le principe retenu par le législateur est simple : seules les dépenses liées à l’usage quotidien du logement et de l’immeuble — consommations, entretien courant, menues réparations — peuvent être reportées sur le locataire. Tout ce qui relève de la conservation du bâtiment, de son amélioration ou de son administration reste à la charge du propriétaire. Une clause du bail qui tenterait d’élargir cette liste serait réputée non écrite : même signée par les deux parties, elle ne produit aucun effet juridique.
Quelles charges le propriétaire peut-il facturer au locataire ?
L’annexe du décret de 1987 répartit les charges récupérables en sept grandes catégories : ascenseurs, eau et chauffage collectif, installations individuelles, parties communes intérieures, espaces extérieurs, hygiène (ordures ménagères), et — sous conditions strictes — le salaire du personnel d’entretien.
Dans chaque catégorie, la nuance qui compte est celle entre entretien courant (récupérable) et grosse réparation ou remplacement (non récupérable, à la charge du propriétaire au titre de l’article 606 du code civil). Un ascenseur en panne qui reçoit une pièce détachée se répare sur le compte du locataire ; un ascenseur entièrement remplacé se change sur celui du propriétaire.
| Catégorie | Ce qui est récupérable | Ce qui ne l’est pas |
|---|---|---|
| Ascenseurs & monte-charge | Électricité, exploitation, contrat d’entretien, petites réparations | Remplacement de l’appareil, grosses réparations |
| Eau & chauffage collectif | Eau froide/chaude des locataires, chauffage, produits de traitement | Remplacement de la chaudière, ravalement des réseaux |
| Installations individuelles | Entretien courant du chauffage et de la robinetterie du logement | Remplacement d’équipements vétustes |
| Parties communes intérieures | Électricité des communs, produits d’entretien, menues fournitures | Travaux de rénovation, peinture des communs |
| Espaces extérieurs | Entretien des voies, parkings, espaces verts, jeux | Réfection des allées, création d’espaces verts |
| Hygiène & taxes | Taxe d’enlèvement des ordures ménagères (TEOM), produits de désinsectisation | Taxe foncière, autres impôts du propriétaire |
À retenir. La règle qui tranche presque tous les cas litigieux : l’entretien courant et les menues réparations sont récupérables, les grosses réparations, le remplacement d’équipements et les travaux d’amélioration ne le sont jamais, même si l’équipement profite directement au locataire au quotidien.
Le salaire du gardien est-il récupérable, et à quel pourcentage ?
Oui, mais seulement en partie et seulement pour un gardien ou concierge au statut spécifique : 75 % de son salaire et des charges sociales afférentes s’il assure à la fois le nettoyage des parties communes et la sortie des conteneurs d’ordures, 40 % s’il n’effectue qu’une seule de ces deux tâches.
Cette règle, fixée par le décret de 1987 et rappelée par l’administration, ne s’applique qu’au personnel ayant le statut de gardien ou concierge d’immeuble. Si l’immeuble emploie à la place un employé d’immeuble — un statut distinct, sans logement de fonction ni mêmes attributions —, son salaire est récupérable en totalité dès lors qu’il assure l’une de ces deux missions. Dans tous les cas, seuls le salaire net et les cotisations sociales et fiscales liées sont concernés : le logement de fonction, les primes exceptionnelles ou une indemnité de départ du gardien restent definitivement à la charge du propriétaire.
| Statut & tâches effectuées | Part récupérable sur le locataire |
|---|---|
| Gardien/concierge : nettoyage des communs + sortie des poubelles | 75 % du salaire et charges afférentes |
| Gardien/concierge : une seule des deux tâches | 40 % du salaire et charges afférentes |
| Employé d’immeuble (statut distinct) : une des deux tâches | 100 % du salaire et charges afférentes |
Quelles charges restent interdites de facturation au locataire ?
Les honoraires du syndic, l’assurance de l’immeuble, les frais de gestion de l’agence et tous les travaux de grosses réparations — toiture, ravalement, remplacement de chaudière — ne sont jamais récupérables, même répartis sur plusieurs années ou présentés comme un « forfait charges » global.
Ces exclusions reviennent régulièrement dans les litiges, parce qu’elles concernent des sommes élevées et qu’elles sont parfois noyées dans un décompte global sans le détail poste par poste auquel le locataire a droit. Un bailleur ne peut pas davantage se rattraper en augmentant artificiellement une provision mensuelle pour couvrir une dépense exclue : la régularisation annuelle, en comparant provisions versées et dépenses réelles justifiées, finit toujours par révéler l’anomalie. Si le logement est situé dans un immeuble en copropriété, ces charges récupérables sont d’abord des charges de copropriété réparties entre propriétaires selon leurs tantièmes : le propriétaire ne peut refacturer à son locataire que la part qui figure dans la liste du décret de 1987, jamais sa quote-part de travaux ou d’honoraires de syndic.
Attention. Une clause du bail qui élargit la liste légale des charges récupérables — par exemple en ajoutant « frais de syndic » ou « assurance de l’immeuble » à la liste des charges locatives — est réputée non écrite. Elle ne protège pas le propriétaire : le locataire peut en demander le remboursement à tout moment dans le délai de prescription, quelle que soit la rédaction du contrat.
Comment fonctionne la régularisation annuelle des charges ?
En location vide, le propriétaire encaisse des provisions mensuelles sur charges, puis compare au moins une fois par an ces provisions aux dépenses réelles justifiées. Il doit communiquer le décompte et sa méthode de répartition au moins un mois avant la régularisation, et tenir les justificatifs à disposition du locataire pendant six mois après l’envoi du décompte.
Les provisions sont fixées sur la base du budget prévisionnel de l’immeuble et des charges constatées l’année précédente ; elles ne constituent qu’une avance, jamais un montant définitif. Si les dépenses réelles sont supérieures aux provisions versées, le locataire règle le complément ; si elles sont inférieures, le propriétaire restitue le trop-perçu. Le locataire a le droit de consulter, sur place ou par demande écrite, les pièces justificatives (factures, contrats d’entretien, relevés de charges de copropriété) qui appuient le décompte : un bailleur qui refuse cet accès s’expose à ce que le juge écarte sa demande de régularisation en cas de litige.
Exemple chiffré : la régularisation d’un studio avec gardien
Prenons un studio dont le bail prévoit une provision mensuelle sur charges de 75 €, soit 900 € sur l’année. Le décompte annuel envoyé par le propriétaire détaille : 540 € de quote-part eau froide et chauffage collectif, 120 € d’électricité et d’entretien des parties communes, 80 € de quote-part de taxe d’enlèvement des ordures ménagères, et 210 € de quote-part du salaire du gardien — ce dernier assurant le nettoyage des communs et la sortie des poubelles, donc récupérable à 75 % (un coût total pour ce lot de 280 €, dont 210 € facturables). Le total des charges récupérables réelles s’élève à 950 €, contre 900 € de provisions versées : le locataire doit un complément de 50 €, à régler dans les conditions prévues par le décompte. Si les dépenses réelles avaient été de 820 € au lieu de 950 €, c’est le propriétaire qui aurait dû restituer 80 € au locataire.
Quel délai pour réclamer ou contester des charges ?
Le délai de prescription est de trois ans, aussi bien pour le propriétaire qui réclame un solde de charges impayé que pour le locataire qui conteste un décompte ou demande le remboursement d’une charge non récupérable facturée à tort.
Ce délai court à compter de la date à laquelle la somme est devenue exigible — l’envoi du décompte de régularisation pour une réclamation du propriétaire, la découverte de l’anomalie pour une contestation du locataire. Passé ce délai, la créance est éteinte : un bailleur qui attend quatre ans pour régulariser plusieurs exercices d’affilée perd la possibilité de réclamer les plus anciens. Les tribunaux admettent néanmoins une régularisation tardive en cas de simple négligence, à condition qu’elle reste dans la limite des trois années non prescrites : ce n’est pas une sanction automatique du retard, seulement de l’oubli au-delà du délai légal.
Que faire si le propriétaire facture une charge qui n’est pas récupérable ?
La première étape est toujours écrite : demander au bailleur, par lettre recommandée avec accusé de réception, le détail du décompte et le retrait de la ligne contestée, en citant le décret de 1987. En l’absence de réponse ou de correction, le locataire peut saisir la commission départementale de conciliation (CDC), gratuite, avant d’aller devant le juge.
La commission départementale de conciliation, compétente pour tous les litiges liés aux charges locatives, convoque les deux parties et tente un accord amiable avant toute procédure judiciaire ; sa saisine est gratuite et ne nécessite pas d’avocat. Si la conciliation échoue, le litige relève du juge des contentieux de la protection du tribunal judiciaire du lieu du logement. Dans les deux cas, conserver une copie de chaque demande écrite et des justificatifs demandés au bailleur solidifie le dossier : la charge de la preuve de ce qui est dû repose sur celui qui réclame, propriétaire comme locataire. Un solde de charges non réglé peut aussi être déduit du dépôt de garantie à la fin du bail : c’est une raison de plus de vérifier chaque décompte au fil de l’eau plutôt que de découvrir un désaccord au moment de la restitution.
Le conseil de Camille. Gardez chaque décompte annuel de charges, même quand le montant paraît cohérent : c’est en comparant plusieurs années de suite qu’on repère une dérive, par exemple une ligne « entretien » qui grossit chaque exercice sans explication. Et avant de signer un nouveau bail, n’hésitez pas à demander le détail des charges de l’année précédente : un propriétaire sérieux n’a aucune raison de refuser, et ça évite les mauvaises surprises à la première régularisation.
Questions fréquentes
Les charges récupérables sont-elles les mêmes en location meublée et en location vide ?
La liste des charges récupérables est identique pour les deux. La différence porte sur le mode de facturation : en location vide, la régularisation annuelle sur justificatifs est obligatoire, alors qu’un bail meublé peut prévoir un forfait de charges non régularisable, à condition qu’il soit fixé à un montant raisonnable et mentionné clairement dans le contrat. Dans ce cas, aucun complément ni remboursement n’intervient même si les dépenses réelles diffèrent du forfait.
Que se passe-t-il si le propriétaire ne régularise jamais les charges ?
Les provisions versées sans jamais être régularisées restent dues par le locataire, mais le propriétaire perd le bénéfice du décompte au-delà du délai de prescription de trois ans. Un locataire peut aussi, de sa propre initiative, demander par écrit une régularisation si elle n’a jamais eu lieu : le bailleur reste tenu de justifier les charges réellement engagées, même en l’absence de demande explicite dans le bail.
Les provisions sur charges peuvent-elles être augmentées en cours de bail ?
Oui, mais seulement après une régularisation annuelle qui révèle un écart significatif entre les provisions versées et les dépenses réelles : le propriétaire peut alors ajuster le montant des provisions futures sur la base du dernier décompte connu. Une augmentation décidée sans lien avec les charges réellement constatées n’a pas de fondement légal.
Un futur locataire peut-il demander le montant des charges avant de signer le bail ?
Oui, et c’est même recommandé : la loi oblige le bailleur ou l’agence à indiquer dans l’annonce et dans le bail le montant des provisions ou du forfait de charges. Rien n’empêche par ailleurs de demander, avant la signature, le montant du dernier décompte régularisé pour le logement, afin d’évaluer si les provisions proposées sont réalistes au regard des charges réelles de l’immeuble.
À ne pas confondre avec la révision annuelle du loyer : l’indexation du loyer principal sur l’IRL suit des règles distinctes de celles des charges.
Sources
- Décret n° 87-713 du 26 août 1987 fixant la liste des charges récupérables, Légifrance — liste limitative, catégories de charges, règle du salaire du gardien — consulté le 13/10/2026.
- Article 23 de la loi n° 89-462 du 6 juillet 1989, Légifrance — cadre général des charges locatives et de leur régularisation — consulté le 13/10/2026.
- Service-public.gouv.fr, fiche « Charges locatives (charges récupérables) » (mise à jour du 15/04/2025) — régularisation annuelle, délai de prescription, provisions — consulté le 13/10/2026.
- Service-public.gouv.fr, fiche « Salaire du gardien, concierge ou employé d’immeuble (récupérable sur le locataire) » — pourcentages de récupération selon les tâches effectuées — consulté le 13/10/2026.